Die SVA System Vertrieb Alexander GmbH ist einer der führenden IT-Dienstleister in Deutschland und verknüpft hochwertige IT-Produkte mit Projekt-Know-how und Flexibilität zu optimalen Lösungen. Stefan Müller, Leiter des Fachbereichs Modern Workplace bei SVA, skizziert die aktuellen Herausforderungen bei der Umsetzung moderner Arbeitsplatzkonzepte.
Stefan Müller
Fachbereichsleiter für Modern Workplace
Viele Unternehmen kämpfen noch mit VPN-Problemen und starren Arbeitsplatz-Konzepten. Wie schaffen Unternehmen den Sprung zu smarten, hybriden Arbeitsmodellen?
Das Kernproblem ist, dass viele Unternehmen im Lösungsraum gefangen sind. Sie denken viel zu früh (oder ausschließlich) an Technik. Sie optimieren VPN-Zugänge oder kaufen neue Collaboration-Tools, ohne zu fragen: Was hat sich im Business verändert? Was soll der Mitarbeitende zur Wertschöpfung beitragen – und was braucht er dafür?
Der Sprung gelingt, wenn Unternehmen ihren Arbeitsplatz auf einem weißen Blatt Papier neu denken. Das gelingt, indem sie sich fragen: „Wie wollen und müssen wir arbeiten, um erfolgreich zu sein?“ Wichtig ist, dass sie diesen Prozess kollaborativ gestalten und die Menschen einbeziehen, die täglich im Unternehmen arbeiten. So entwickeln sie ein Zukunftsbild, das alle mittragen. Und erst dann, wenn alle Anforderungen klar sind, folgt die Technologie.
Apropos Technologie: Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert auch ein neues Selbstverständnis der internen IT-Abteilung: weg vom reinen Arbeitsplatz-Lieferanten, hin zum Servicepartner. IT ist längst zentraler Bestandteil von Kundenservices und Geschäftsprozessen.
Was mir auch noch wichtig ist zu sagen: Einige Unternehmen haben bereits erkannt, dass es für Future Work mehr braucht als reine IT-Lösungen. Sie etablieren Rollen wie Chief Digital Officers oder Fachverantwortliche für den Modern Workplace, deren Aufgabe ganzheitliche Arbeitsplatzkonzepte sind – keine reinen IT-Lösungen. Und das – finde ich – ist genau die richtige Entwicklung.
Das Büro steht oft leer, die Rückholversuche scheitern. Brauchen wir eine völlig neue Definition vom „Arbeitsplatz“?
Ja. Der klassische Arbeitsplatz – ein Schreibtisch, ein PC, ein Bürogebäude – ist ein Relikt aus einer Zeit, in der Arbeit ortsgebunden war. Diese Zeit ist vorbei. Die neue Definition: Der Arbeitsplatz ist nicht mehr nur ein Ort, sondern befindet sich an vielen Orten. Er steht vor allem für eine digitale Welt, die man überall mit hinnehmen kann. Diese digitale Arbeitsumgebung ist die einzige Konstante, während man vom Homeoffice ins Büro und vom Schreibtisch zur Sitzecke wechselt.
Das Büro selbst wird zum Ort der Begegnung und Kollaboration. Denn ganz ohne Präsenz funktioniert es nicht. In spontanen Begegnungen werden Potenziale gehoben, die systematisch kaum zu erfassen sind: das Gespräch auf dem Flur, aus dem eine neue Idee entsteht. Diese zufälligen Momente lassen sich nicht planen. Das Büro muss einen Mehrwert bieten, den das Homeoffice nicht liefern kann – sonst bleiben die Flächen leer, egal welche Anweisungen man erlässt.
Der entscheidende Perspektivwechsel: Nicht fragen „Wie kriegen wir die Leute zurück?“, sondern „Wofür lohnt es sich, zusammenzukommen?“.
Zwischen hierarchischer Führung und totaler Selbstorganisation – wo liegt der Sweet Spot in der hybriden Arbeitswelt?
Der Sweet Spot liegt in einer klaren Erkenntnis: Selbstorganisation braucht Führung. Das klingt paradox, ist aber der Kern.
Die Pandemie hat in Deutschland einen Umbruch beschleunigt. Hierarchisch-autoritäre Führung, Anwesenheitspflichten, Kontrolle – all das funktioniert hybrid nicht mehr. Aber die Antwort ist auch nicht „jeder macht, was er will“. Viele Führungskräfte haben sich in eine Laissez-faire-Haltung zurückgezogen. Das überfordert Teams.
Nahe Führung macht Sinn – nicht physisch, aber in der Rolle. Regelmäßige Touchpoints sind wichtig, im 1:1 wie im Team. Weil man sich nicht mehr zufällig über den Weg läuft, muss man diese Gelegenheiten aktiv schaffen. Für Abstimmung, Synchronisation und um Beziehungen zu pflegen. Das erfordert emotionale Intelligenz und eine Führung, die auf Ergebnisse statt auf Anwesenheit setzt.
Präsenz ist kein Leistungsnachweis. Wer Anwesenheit mit Produktivität verwechselt, hat ein Führungsproblem, kein Büroproblem.
Die KI-Revolution läuft – während einige Unternehmen noch in der Evaluierung sind, nutzen andere bereits KI-Assistenten. Was raten Sie Entscheidern konkret?
Anfangen. Nicht nächstes Quartal, nicht nach der nächsten Evaluierungsrunde – jetzt. Die größte Gefahr ist nicht, das falsche Tool zu wählen. Die größte Gefahr ist, zu lange zu zögern.
Im deutschsprachigen Raum wird analysiert und in Arbeitskreisen diskutiert, während die Mitarbeitenden längst privat ChatGPT nutzen. Diese Schatten-IT ist Realität. Die Frage ist nicht mehr, ob KI genutzt wird, sondern ob das geordnet und sicher passiert.
Der Einstieg ist weder teuer noch kompliziert. KI-Assistenten liefern sofort Mehrwert: Texte korrigieren, E-Mails zusammenfassen, aus einem 180-seitigen Handbuch die relevante Information herausziehen. Aber die Kunst ist nicht, die KI einzurichten, die Kunst ist, sie in die Anwendung zu bringen. Dafür braucht es echte Befähigung. Prompten ist ein Skill, den man lernen darf. Die Erwartung, dass Mitarbeitende sich in zwanzig Minuten selbst einarbeiten, ist unrealistisch.
Also: Nutzen. Aber richtig.
Gen Z fordert Verantwortung vom ersten Tag, Boomer gehen in Rente, alle kämpfen mit KI. Wie bekommen Unternehmen das unter den Hut „Modern Workplace“?
Die Frage suggeriert, dass die Generationen das Problem sind. Das sehe ich anders. Was oft fehlt, ist nicht die Bereitschaft, sondern die Mitnahme. Der Schlüssel: Nach den Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes fragen. Was brauchen Sie, um Ihren Job gut zu machen? Das klingt banal, passiert aber viel zu selten. Wenn man das fragt, die Lösung daran ausrichtet und die Menschen unterwegs mitnimmt, dann entsteht Akzeptanz – und zwar generationsübergreifend.
Der moderne Arbeitsplatz ist bunt und vielseitig. Er muss Antworten auf verschiedene Arbeitsmodelle finden und uns allen dabei helfen, besser zu arbeiten.
Viele IT-Abteilungen denken noch in „Desktop“-Strategien. Was bedeutet das konkret für 2026 und darüber hinaus?
Ehrlich gesagt: noch viel zu viele. Da wird die Desktop-Strategie isoliert betrachtet, die Applikationsmodernisierung als separates Projekt gefahren, Security macht ihr eigenes Ding. Das funktioniert nicht mehr.
Für 2026 sehe ich drei zentrale Entwicklungen: Erstens wird KI nicht mehr optional sein. KI-Assistenten werden uns proaktiv unterstützen – relevante Informationen zusammentragen, Routineaufgaben übernehmen. Zweitens wird Zero Trust der Standard – nicht als Produkt, sondern als Architekturprinzip. Die äußerste Schutzgrenze ist nicht mehr das Firmennetzwerk, es ist die Identität. Drittens werden wir rollenbasierte Arbeitsplätze sehen, die sich an der Wertschöpfungskette orientieren. Die Technologie passt sich an die Rolle an, nicht umgekehrt.
Je länger man eine moderne Arbeitsplatzstrategie hinauszögert, desto größer wird der Transformationsschritt. Es lohnt sich, jetzt anzufangen. Die Technologie ist da. Es geht um die Umsetzung.
