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KSB digitalisiert mit Fabasoft Approve werksübergreifende Prozesse und spart damit jährlich 7.700 Arbeitsstunden

Andreas Dangl

Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.

In seiner Funktion unterstützt er Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von smarter Software zum Managen technischer Daten & Dokumente.

Der weltmarktführende Pumpen- und Armaturenhersteller KSB hat die Weichen für seine eigene digitale Transformation gestellt und das Pumpenwerk in Pegnitz als Pilotbetrieb ausgewählt. Hier wird in einzelnen „Use Cases“ die Verwandlung zur Smart Factory vorangetrieben. Bestehende Geschäftsabläufe in der Fertigung sowie in der Verwaltung wurden dazu von Expert:innen analysiert und zur Digitalisierung ausgewählt.

Besonderes Augenmerk legen die Verantwortlichen auf die digitale Steuerung der Qualitäts-, Lieferanten- und Kundendokumentation entlang der Wertschöpfungskette. Produkt- und projektspezifische Dokumente wie Maßzeichnungen, Sicherheitsunterlagen und Zulassungen müssen von den Lieferanten fristgerecht eingeholt sowie durch unterschiedliche Abteilungen geprüft und freigegeben werden. Bisher erfolgte der Informationsaustausch zwischen Projektpartnern und Lieferanten per E-Mail mit Anhängen oder über Downloadportale ohne klare Ablagestruktur. Dies sorgte für hohen manuellen Aufwand beim Suchen von Dokumenten, zeitintensive Kommunikation über unterschiedliche Kanäle und zahlreiche Korrekturschleifen aufgrund fehlender Informationen.

Um Abhilfe zu schaffen, setzt KSB im Rahmen des Projektes „Digital Factory“ auf die cloudbasierte Software Approve on Fabasoft PROCECO. Die Umsetzung erfolgte nach der agilen Scrum-Methode.

Smarte Lieferantendokumentation

Durch die Digitalisierung der Lieferantendokumentation mit Approve spart der Pumpenhersteller allein im Pilotwerk 4.500 Arbeitsstunden pro Jahr ein. Unterschiedliche Kommunikationswege erschwerten es den Projektverantwortlichen, ausstehende Dokumentationsleistungen der Lieferanten zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. So betrug die Terminverfolgung zur Beschaffung der Unterlagen für jedes einzelne Projekt rund 130 Stunden. Durch die Einführung digitaler Workflows und das Vernetzen der beteiligten Unternehmen in einer gemeinsamen Datenumgebung sind Projektstatus, Revisionen, Dokumentationsumfang und Freigaben für jedes Dokument immer klar ersichtlich. Die im System vorgegebene Arbeitsreihenfolge wird automatisch eingehalten. Für die zeitgerechte Erledigung sorgt das smarte Fristen und Terminmanagement inklusive Erinnerungsfunktion.

Mit Approve ist es gelungen, umfangreiche Sonderdokumentationen von Lieferanten transparent zu verwalten sowie unternehmensübergreifende Genehmigungsverfahren nachvollziehbar in einer Plattform abzuwickeln

erklärt Christian Strobl aus dem Operativen Einkauf bei KSB.

Zulieferer einbeziehen

Soll ein neuer Zulieferer in die Supply-Chain aufgenommen werden, ist das über das flexible Rollen- und Zugriffsrechtesystem einfach möglich. Da die Software mit jedem gängigen Webbrowser nutzbar ist, entsteht beim Lieferanten kein Installationsaufwand. Im persönlichen Arbeitsvorrat finden die Benutzer:innen die zu erledigenden Aufgaben und können diese mit einem Mausklick sofort starten.

Individuelle Filteroptionen und eine semantische Volltextsuche erleichtern die Navigation zu bestimmten Informationen. In Dashboards behalten die Mitarbeitenden von KSB den Überblick über die einzelnen Aufträge. Diese synchronisiert Approve mit dem datenführenden ERP-System SAP. So sind auch die kaufmännischen Informationen stets aktuell. Das Besondere am System ist, dass Informationen nicht nur in Dokumenten gespeichert sind, sondern als Metadaten extrahiert werden und so beispielsweise für Analysen wie der Liefertreue zur Verfügung stehen.

Im Konzern gibt es für jedes Produkt die sogenannte Maximaldokumentenliste. Diese beinhaltet alle Dokumentationsbestandteile, welche für eine Pumpe notwendig sein könnten. Die technische Auftragsabwicklung wählt daraus die für die jeweilige Kundenbestellung notwendigen Unterlagen direkt im System aus. Über Workflows erhalten die Zulieferer die Information über den zu leistenden Dokumentationsumfang. Direkt im Lieferantenportal können die Unterlagen hochgeladen und an KSB retourniert werden, wo sie Mitarbeitende prüfen und freigeben.

Effizient erstellte Kundendokumentation

In einem nächsten Schritt ist die Digitalisierung der Kundendokumentation samt zugehöriger Prozesse geplant: Ist die Dokumentation für eine Pumpe vollständig, werden über die Software die einzelnen Elemente zur Gesamtdokumentation zusammengefügt. Zur Übergabe und für die finale Freigabe des Kunden steht das Kundenportal – ebenfalls über den Webbrowser zugänglich – bereit. Auch hier gilt wie überall in Approve: Dokumente können direkt in der Benutzeroberfläche gelesen und PDF-Dokumente oder technische Zeichnungen auch digital annotiert bzw. kommentiert oder mit Skizzen versehen („Redlining“) werden. Besonders praktisch ist die automatische Adaption der Dokumentenbezeichnungen entsprechend den jeweiligen Vorgaben der Kunden bzw. von KSB intern.

Computer-Aided Quality

Hohe Qualitätsstandards sind essenziell für industrielle Erzeugnisse. Neben makellosen Produkten gilt es, umfassende Dokumentationsunterlagen wie Prüfzeugnisse oder Testprotokolle mitzuliefern. Ein „Computer-Aided Quality System“ (CAQ) wie Approve hilft Unternehmen, Qualitätsmanagementprozesse entlang der Wertschöpfungskette medienbruchfrei zu gestalten. Qualitätsbezogene Daten entstehen in unterschiedlichen Systemen entlang der Lieferkette. Das Ziel muss daher lauten, diese zu verbinden und die dadurch gewonnenen Informationen sinnvoll zu nutzen. Dazu lohnt es sich, Zulieferer, Kunden und herstellende Unternehmen in einer gemeinsamen Datenumgebung über digitale Geschäftsprozesse zu vernetzen.

Innovative Qualitätsprozesse

Um die hohen Qualitätsstandards des KSB-Konzerns zu erfüllen, gilt es, während der Produktentstehung verschiedenste Prüfungen durchzuführen und diese entsprechend zu dokumentieren. Beim Koordinieren dieser Abläufe helfen sogenannte Prüfpläne (QCP), die festlegen was, wie und wann geprüft werden muss. Darüber hinaus geben sie vor, welche Prüfungen direkt im KSB-Werk oder bei Sublieferanten durchzuführen sind. Eine der größten Herausforderungen liegt dabei in der nachvollziehbaren Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten. Gesetzliche Rahmenbedingungen wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und Co. führen mitunter zum absoluten Zertifikatschaos: Um sicher zu gehen, überhäufen Zulieferer den Maschinenbau mit oft überflüssigen Nachweisdokumenten, was zu überbordendem Koordinationsaufwand führt.

Foto: AlexLMX/iStock via GettyImages

Mit Approve werden umfangreiche Prüfpläne automatisiert heruntergebrochen, die darstellen, welche Zeugnisse ein Lieferant dem jeweiligen Auftrag beizustellen hat. Die Software berücksichtigt dabei relevante Normen und Standards und hält diese auf dem aktuellen Stand. Digitale Geschäftsprozesse informieren Sublieferanten direkt über die Anforderungen und sorgen für die transparente Übermittlung der benötigten Unterlagen im System.

Durch den Einsatz von Approve bei der Erstellung von Prüfplänen und der Überprüfung von Testzertifikaten spart KSB im Pilotwerk jährlich 3.200 Arbeitsstunden ein, die nun für andere Tätigkeiten genutzt werden können

erklärt Alexander Thumbeck aus der technischen Auftragsabwicklung und Projektverantwortlicher bei KSB.

Prüfpläne automatisiert erstellen

Approve generiert individuelle Prüfpläne, Quality Control Plans oder sonstige digitale Checklisten automatisiert mithilfe von Bausteinen und Vorlagen. Zudem laufen sämtliche Abstimmungs-, Prüf- und Freigabeprozesse sowohl unternehmensintern, als auch mit Lieferanten sowie Kunden über das cloudbasierte System. Somit werden die Kontrollvorgänge völlig medienbruchfrei entlang der Supply-Chain durchgeführt.

Thumbeck dazu: „Es war uns wichtig, einen durchgängigen Ende-zu-Ende-Prozess zu implementieren, in dem auch unsere Lieferanten integriert sind.“ Alle Beteiligten haben über ein smartes Rollen- und Berechtigungssystem ausschließlich Zugriff auf für sie notwendige Daten. Jeder Bearbeitungsschritt wird automatisiert mitprotokolliert. So ist sichergestellt, dass die Kommunikation und Behebung von Mängeln transparent funktioniert.

Qualitätsmängel jederzeit erfassen

Mitunter wird im Maschinenbau die Wareneingangs- und – ausgangskontrolle an externe Dienstleister:innen vergeben oder erfolgt nicht am eigenen Werksgelände. Mit moderner Software aus der Cloud ist es möglich, digitale Checklisten am mobilen Endgerät oder auch via AR- oder VR-Brille abzuarbeiten.

So führen Mitarbeitende Qualitätskontrollen orts- sowie zeitunabhängig durch und erstellen bzw. dokumentieren etwaige Mängel im System. „Issues“ lassen sich mit zusätzlichen Informationen (z. B. Beschreibung des Mangels, Frist zur Beseitigung) versehen.

Maßnahmen automatisiert verteilen

Zur Mängelbehebung kann ein CAQ-System wie Approve über vordefinierte Regeln entsprechende Sofort-, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zuteilen und die Verantwortlichen informieren. Ist ein Lieferant involviert, erhält er ebenso wie interne Mitarbeitende Workflow-Aktivitäten, um Maßnahmen direkt in der Software festzulegen.

Fit für zukünftige Herausforderungen

Die gesetzlichen Anforderungen an die technische Dokumentation sind in den vergangenen Jahren zunehmend anspruchsvoller geworden. Zudem legen Kunden immer mehr Wert auf eine hervorragende Produktqualität. Die Einführung von Approve zur Digitalisierung der administrativen Prozesse rund um das Qualitätsmanagement und der technischen Dokumentation reduziert den manuellen Aufwand, beseitigt Medienbrüche und daraus resultierende Fehlerquellen. Das direkte Einbinden der Zulieferer in ein gemeinsames System sorgt für eine Qualitätssteigerung entlang der gesamten Supply-Chain. Die cloudbasierte Software wird bei KSB mittlerweile zur Lieferanten-, Kunden- und Qualitätsdokumentation eingesetzt. Ein weltweiter Roll-out ist geplant.

Weitere Informationen zu den Projekten finden sich hier:

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