Home » THE FUTURE OF WORK » Quo vadis, Office? Ein Kompass für die Post-Corona-Zeit
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Der Digitalisierungsschub durch die Corona-Pandemie hat die Entwicklungen der Büroarbeitsformen enorm beschleunigt, komplexer und noch schwerer vorhersehbar gemacht. Weil jetzt viele richtungsweisende Entscheidungen anstehen, müssen die Grundlagen für langfristig gültige Konzepte ins Blickfeld rücken.

Burkhard Remmers

Internationale Kommunikation, Wilkhahn

Durch Corona ist das kontrovers diskutierte Thema „Mobiles Arbeiten“ über Nacht zu einer etablierten Option geworden. Sie funktioniert zwar erstaunlich gut, um den Betrieb aufrecht zu erhalten, doch es bleibt gerade das auf der Strecke, was für die überall anstehenden Veränderungs- und Transformationsprozesse besonders wichtig ist: Teamgeist, Spontaneität, ungeplanter Austausch und die zufälligen Begegnungen, die für Kreativität, Innovationen und den Abgleich mit der Lebenswirklichkeit fundamental sind! Es geht deshalb weniger um die Frage, ob wir zukünftig noch Büros brauchen, sondern vielmehr darum, wie sie konzipiert sein müssen, um zur bevorzugten Arbeitsplatzoption zu werden.

In zahllosen internationalen Projekten, Best-Practise-Beispielen und Studien zur „New Work“ werden als gemeinsamer Nenner vier zentrale Fragestellungen deutlich: Wie kann durch die Bürowelt die Attraktivität für die gesuchten Talente und Fachkräfte erhöht werden? Wie lassen sich Innovationskraft und Veränderungsfähigkeit stärken? Wie sind Gesundheit und Arbeitsfähigkeit langfristig zu erhalten? Und nicht zuletzt: Wie kann über die Ökonomie hinaus Sinnstiftung für die Folgegeneration vermittelt werden?  

Als Antwort wurde mit dem „Human Centered Workplace“ ein verblüffend einfaches, ganzheitliches Tool entwickelt, das in der Flut der Unwägbarkeiten Sicherheit und Orientierung verspricht. Weil sich dessen vier Eckpunkte Wohlbefinden, Kollaboration, Identität und Purpose immer wechselseitig beeinflussen, sollten ganz zu Beginn der Konzeption gemeinsam Zielsetzungen für die Dimensionen entwickelt werden. Bei Gesundheit und Wohlbefinden beispielsweise geht es um den Einzelnen ebenso wie um die soziale Gemeinschaft, um die Sichtbarkeit der Markenwerte ebenso wie um die Verankerung nachhaltiger Lebensstile in der Unternehmensvision. Im Planungs- und Umsetzungsprozess lassen sich die Dimensionen dann als einfaches Tool nutzen, um jede Richtungsentscheidung in ihren Auswirkungen auf das Ganze zu überprüfen. So werden mögliche Synergien ebenso deutlich wie ungewollte Kollateralschäden vermieden.

Um eine solche Arbeitswelt zu visualisieren, wurde das Münchener Architekturstudio 1zu33 beauftragt, mit dem Human Centered Workplace ein virtuelles Gebäude für einen fiktiven Verlag zu entwickeln. Anhand von zehn beispielhaften Szenarien zu den Kernfunktionen „Work“, „Meet“, „Innovation“, „Community“ und „Learn“ wird hier das Zusammenspiel der Dimensionen konkret veranschaulicht – als Arbeitswelt in der auch morgen gerne und gut gearbeitet wird.

Sie möchten mehr erfahren?

Die Broschüre Human Centered Workplace gibt es kostenfrei unter wilkhahn.com  

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Dr. Peter Becker

Gründer RA-MICRO Software AG

Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt

Vorstand RA-MICRO Software AG

Remote Work stellt Mitarbeiter und Unternehmen weiterhin vor Herausforderungen. Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt und Dr. Peter Becker von RA-MICRO stellen ihre Vision für die digitale Zusammenarbeit vor.

Frau Otisi-Schaarschmidt, Herr Dr. Becker, Sie haben mit Ihrem Softwareunternehmen ein innovatives Konzept für ein virtuelles Büro namens vOffice entwickelt. Was ist die Idee dahinter?

Dr. Becker: Wir sind davon überzeugt, dass in Zukunft die Büros der Unternehmen via Internet als virtuelle Einheiten organisiert sein werden. Im vOffice verschmelzen herkömmliche Büros und Homeoffices nahtlos zu einer neuartigen Einheit für das arbeitsteilige Zusammenwirken der Mitarbeiter.

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Wie kann man sich ein vOffice vorstellen?

Dr. Becker: Die Grundlage der herkömmlichen Arbeitsweise im Büro ist die spontane mündliche Kommunikation der Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht. Das Wir-Gefühl des Büros, das Betriebsklima, die Möglichkeit des spontanen Meinungs- und Informationsaustausches bei sich bietender Gelegenheit sind sehr wichtig für die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit.

vOffice bildet die räumliche Wahrnehmung der Büroarbeitsplätze durch eine strukturierte, dem Organigramm folgende bildliche Darstellung der Mitarbeiter nebst deren aktuellem Kommunikations-Verfügbarkeitsstatus nach. So können, einfach per Klick oder Touch auf das Foto, spontan Mitarbeiter per VideoCall angesprochen und auch spontan in VideoCalls einbezogen werden.

Otisi-Schaarschmidt: Man geht als Mitarbeiter gefühlt morgens nicht mehr ins Büro oder ins Homeoffice, sondern beginnt den Arbeitstag im vOffice.

Was ist der Unterschied von vOffice zu bestehenden Systemen und wie steht es mit der Sicherheit?

Dr. Becker: Die Sicherheit ist das Wichtigste bei einem virtuellen Büro. Nur wenn das Unternehmen und die Mitarbeiter absolut sicher sein können, dass niemand im Unternehmen und von außen die Kommunikation mithören oder gar speichern kann, kann man im Unternehmen via Internet genauso ungezwungen frei kommunizieren, wie man dies im Büro ohne Zuhörer tut. Eine solche absolute Sicherheit ist nur erreichbar, wenn die Kommunikation nicht über einen Server läuft, sondern direkt Ende zu Ende verschlüsselt zwischen den Endgeräten der Teilnehmer. Das nennt man Peer-to-Peer-Technologie. Diese nutzt vOffice mit einem Open-Source-Protokoll. Der Zugriff auf das vOffice vom PC aus erfolgt über einen Internet-Browser wie Firefox. Für das Smartphone bieten wir Apps für Android und Apple iOS an. Die vOffice Unternehmensdaten werden optional auf einem Kundenserver gespeichert und gesichert. vOffice ist DSGVO-konform und orientiert sich an den Vorgaben des BSI.

Aufgrund seiner Sicherheitsarchitektur ist vOffice auch für den Einsatz in besonders geheimhaltungsbedürftigen Unternehmen geeignet, wie Anwaltskanzleien oder für Unternehmens- und Steuerberater – und hier auch für die sichere Kommunikation mit Mandanten.


Welche Vorteile hat vOffice?

Otisi-Schaarschmidt: Der große Vorteil eines virtuellen Büros gegenüber Videokonferenzlösungen ist die spontane Kommunikationsmöglichkeit situativ bei kommunikativer Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen, ganz wie im realen Büro. Das vOffice umfasst permanent alle Mitarbeiter des Betriebes bzw. Betriebsteils, und nicht nur episodisch einzelne Teams oder einzelne Videoverbindungen. Alle Mitarbeiter fühlen sich im virtuellen Büro völlig ortsunabhängig den ganzen Arbeitstag als Teil des Ganzen, sie erhalten hier Aufmerksamkeit, Anerkennung und auch Kritik. Das vOffice ermöglicht Unternehmen und Belegschaft eine völlig flexible Arbeitsplatzorganisation mit beliebigem Wechsel der Arbeitsplätze zwischen Real-Office und Home-Office. Die Hälfte der herkömmlichen Büroflächen kann so ohne Produktivitätsverlust und ohne negative Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima eingespart werden.

Nach rund einem halben Jahr der gemeinsamen Arbeit im vOffice in unserem Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern, zum großen Teil coronabedingt im Homeoffice, sind Geschäftsleitung und Mitarbeiterschaft geradezu begeistert von der neuen Arbeitsweise. 500-1000 Videocalls werden arbeitstäglich intern mit vOffice bei uns durchgeführt. Es besteht keinerlei Unterschied in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter und deren Leitung, egal ob die Mitarbeiter aktuell im Büro oder im Homeoffice sind.

Dr. Becker: Uns hat vOffice ohne jede Produktivitätseinbuße bestens durch die Corona-Krise gebracht. Das vOffice schafft eine ausgewogene Balance zwischen den Interessen der Unternehmen an Produktivität und Transparenz einerseits sowie den Interessen der Beschäftigten an einem zeitgemäßen Arbeitsplatz.

Wir sind davon überzeugt, mit vOffice eine europäische, Plattform-unabhängige Alternative auf modernstem technologischen Stand und mit maximalem Datenschutz für eine video-basierte Unternehmensorganisation geschaffen zu haben.

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