Die verfügbaren IT-Systeme stellen umfangreiche Funktionalitäten zur Verfügung. Jedoch muss dabei immer berücksichtigt werden, dass alleine das Softwareprodukt nicht die Lösung aller Probleme darstellt. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen der IT-Systemlandschaft gelegt werden. Eine CAFM-Software steht nie als autarkes System für sich alleine.
Der Mehrwert einer Systemunterstützung im FM wird auch durch die Integration von Prozessen und Datentransfers in korrespondierende Systeme erzielt. Ein integrativer Ansatz, zum Beispiel durch Implementierung von Schnittstellen, ist dabei obligatorisch.
Ebenfalls müssen die Daten aus der CAFM-Anwendung zu Berichts- und Reportingzwecken weiterverarbeitet werden. „State of the Art“ sind auch hier technische Schnittstellen in die einschlägigen Zielsysteme. Eine Exportfunktion in eine Tabellenkalkulation ist hier nicht ausreichend.
Eine weitere Betrachtungsebene ergibt sich, wenn FM-Leistungen durch externe Dienstleister erbracht werden und durch weitere Einheiten wie Asset Manager oder Property Manager gesteuert werden müssen. Hier stellt sich regelmäßig die Entscheidungsfrage, bei welcher beteiligten Partei die jeweiligen Daten „zu Hause“ sein sollen.
Es müssen dann grundlegende Feststellungen zur Dateneigentümerschaft und zur Datensicherheit getroffen werden. Daraus ergeben sich dann wieder weitere Anforderungen, bezogen auf Datenzugriff, Systemanbindung und Berechtigungsmanagement.
Ein Softwareauswahlprozess betrachtet nie alleine die neu einzusetzende CAFM-Anwendung, sondern startet immer mit der Analyse der Nutzeranforderungen. Dabei muss mit Erfahrung und Augenmaß die Detaillierungstiefe der Anforderungsdefinition festgelegt werden. Eine CAFM-Lösung muss auch in das vorhandene IT-Umfeld passen. Sowohl die Anbindung an bestehende Systeme als auch der Systembetrieb sind wichtige Aspekte bei der Systemauswahl.