Jeweils rund 90 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte sind sich einig, dass Vor-Ort-Termine wichtig sind, um Geschäftspartner besser kennenzulernen, persönliche Netzwerke aufzubauen und ein gutes Verhältnis zu Mitarbeitern in Zweigstellen oder Tochterunternehmen zu pflegen. Für mehr als drei Viertel ist außerdem der formlose Austausch nach einem Termin wichtig.
Anders gesagt: Geschäftsreisen sind nur sehr bedingt ersetzbar. Denn im direkten Kontakt lernt man zwangsläufig mehr über das Gegenüber und merkt schneller, ob man auf einer Wellenlänge liegt. Darum sehen die vom DRV befragten Reisenden auch einen direkten Zusammenhang zwischen Vor-Ort-Terminen und dem geschäftlichen Erfolg. Die Hälfte vertritt die Ansicht, dass persönliche Treffen mit Kunden einen großen Einfluss da-rauf haben, ob Aufträge abgeschlossen werden.
Voraussetzung dafür, dass eine Geschäftsreise zum Erfolg führt, sind ein möglichst reibungsloser Ablauf und ein Mitarbeiter, der sich während der Reise auf die Vorbereitung der Termine konzentrieren kann. Genau dies ist aber in vielen Fällen nicht gegeben. So gibt in der DRV-Studie mehr als jeder zweite Geschäftsreisende an, dass er bei unvorhergesehenen Problemen keine Unterstützung von seinem Arbeitgeber bekommt. Viele Mitarbeiter, die ohnehin unter Reisestress stehen, müssen solche Hindernisse allein bewältigen, also beispielsweise Ersatzverbindungen oder -unterkünfte buchen. Das führt nicht nur zu Frust beim Betroffenen – es gefährdet auch den Geschäftserfolg der Reise, wenn der Mitarbeiter überlastet ist, Termine schlecht vorbereitet werden können oder gleich ganz ausfallen.
Gutes Travelmanagement heißt aber auch, auf die Sicherheit der Reisenden zu achten. Beispielsweise gibt jeder dritte Befragte an, dass schon mindestens einmal eine Reise durch politische Unruhen im Zielland beeinträchtigt wurde. 85 Prozent würden es deshalb begrüßen, wenn ihr Arbeitgeber Informationen zu solchen Ereignissen bereitstellt, doch nur bei 34 Prozent ist dies der Fall.
Durch die Bündelung aller Buchungen an einer Stelle ist es einfacher, eine Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten.
Die Beispiele verdeutlichen auch, wie wichtig es ist, Geschäftsreisen besser zu steuern. Da Unternehmen eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern haben, müssen sie nachvollziehen können, wer sich zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort aufhält. Tritt ein Ernstfall ein, muss der Arbeitgeber Kontakt aufnehmen können und den Kollegen bei einer möglichst sicheren Rückkehr unterstützen.
Aus den genannten Gründen müssen Unternehmen das Reisemanagement zur Chefsache erklären. Dazu gehört, es konsequent an einer zentralen Stelle zu managen. Wie in vielen anderen Unternehmensbereichen bietet es sich an, dafür mit externen Spezialisten zu kooperieren. Professionelle Geschäftsreisebüros stehen dem Unternehmen wie dem einzelnen Mitarbeiter als Partner in allen Fragen rund um das Reisen zur Seite.
Durch die Bündelung aller Buchungen an einer Stelle ist es einfacher, eine Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten und einen Überblick über die direkten und indirekten Kosten zu behalten. Den Mitarbeiter versorgen die Experten vor und während der Reise mit allen relevanten Informationen, etwa zu Einreisebestimmungen. Bei unvorhergesehenen Problemen vor Ort können sie von den Mitarbeitern rund um die Uhr kontaktiert werden. In Notfällen kann das Geschäftsreisebüro dank seines schnellen Zugriffs auf alle Reisedaten den Mitarbeiter schnell lokalisieren und dabei helfen, Rückholpläne umzusetzen.