Die Anreise
Zunächst ist zu klären, ob per Flugzeug, Bahn oder Pkw gereist wird. Je nach Transportmittel haben weibliche Führungskräfte andere Dinge vorzubereiten. Um bequem an- und vor Ort weiterzukommen, empfiehlt sich die Geschäftsreise mit dem Dienstwagen. In diesem Fall ist es wichtig, einen Parkplatz in Hotelnähe zu buchen. Wer mit der Bahn reist, benötigt neben dem Ticket einen Transfer zum Bahnhof. Für den Zielort gibt es nochmal zwei Möglichkeiten: Taxi oder Mietwagen. Mit einem gemieteten Pkw bleiben Führungskräfte mobil. Die letzte Möglichkeit ist die Anreise mit dem Flugzeug. Das bietet sich an, wenn es zum Partnerunternehmen ins Ausland geht. Vergleichsweise sind hier mehr Vorkehrungen zu treffen. Unter anderem geht es nicht nur um die Flugbuchung, sondern auch um die Einreisebestimmungen.
Die Unterkunft
Vollmöblierte und gut ausgestattete Unterkünfte sind ideal, um die Geschäftsreise mit allen Annehmlichkeiten zu absolvieren. Foto: pixabay.com © geralt (CC0 Creative Commons)
Vollmöblierte und gut ausgestattete Unterkünfte sind ideal, um die Geschäftsreise mit allen Annehmlichkeiten zu absolvieren.
Sind alle Fragen zur Anreise geklärt, müssen weibliche Geschäftsführerinnen eine geeignete Unterkunft finden. Ideal sind beispielsweise Serviced Apartments. Wer diese Unterkünfte in Anspruch nimmt, bekommt ein Plus an Leistungen. Hierbei handelt es sich um ein vollmöbliertes Zuhause auf Zeit. Darüber hinaus profitieren Dienstreisende von TV- und Internetanschluss sowie einer wöchentlichen Reinigung und weiteren dazu buchbaren Leistungen nach Bedarf. Dank der vollen Ausstattung mangelt es weder an Espressolöffeln noch an Kühlschrank und Kochnische. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn weibliche Führungskräfte länger vor Ort bleiben. Dadurch ist es möglich, selbst zu kochen. Die Variante, im Hotel zu essen, ist beliebt, wenn es sich um eine kurze Reisedauer handelt. Zudem spielt der Standort eine übergeordnete Rolle. Kurze Wege sind am besten mit einer städtischen Unterkunft umsetzbar.
Das Team
In einer Führungsposition haben Geschäftsführerinnen vor ihrer Dienstreise zusätzlich wichtige organisatorische Angelegenheiten im eigenen Unternehmen zu regeln. Es geht dabei um die Führung des Teams in der eigenen Abwesenheit. Sinnvoll ist die Delegation der eigenen Aufgaben auf einen Mitarbeiter mit Führungskompetenz. Immerhin müssen im Fall der Fälle vielleicht wichtige Entscheidungen getroffen werden, weshalb eine Vollmacht nicht fehlen darf. Empfehlenswert ist außerdem, eine Vereinbarung mit den Mitarbeitern zu treffen, wann es möglich ist, kurz zu telefonieren oder wichtige Fragen zum Geschäftsablauf zu klären. So konzentrieren sich alle Angelegenheiten aus der Heimat auf einen Zeitpunkt und ansonsten haben Chefinnen den Kopf frei fürs Geschäft vor Ort.
Die Auslandsreise
Wenn Unternehmerinnen ins Ausland reisen, um dort einen Geschäftsabschluss zu tätigen, gibt es ein paar Besonderheiten, die bei internationalen Einsätzen beachtet werden müssen. Zum einen ist es wichtig, die Gepflogenheiten vor Ort zu kennen, zum anderen die Kultur. Nicht selten passiert es, dass eine Zusammenarbeit aufgrund von unüberlegten Gesten oder Äußerungen nicht zustande kommt, weil sich der Geschäftspartner dadurch beleidigt fühlt. Daher ist es ratsam, im Vorfeld sowohl Höflichkeitsformen als auch Benimmregeln und Umfangssitten zu erlernen. Zudem sind sichere Sprachkenntnisse ein Muss. Geschäftsführerinnen, die unsicher sind, engagieren einen Dolmetscher.
Das Rechtliche
Alle Kosten müssen zwingend nachgewiesen werden, um diese erstattet zu bekommen oder abzusetzen. In erster Linie geht es um Belege von Tickets für Transportmittel sowie Hotelrechnungen für die Übernachtung. Für die Verpflegung gibt es grundsätzlich einen feststehenden Tagessatz, der in Deutschland beispielsweise 24 Euro beträgt. Im Ausland weicht dieser Betrag jedoch ab. Wer sich zum Thema „Reisekosten und Vergütung bei betrieblichen und beruflichen Auslandsreisen“ informieren will, schaut in das Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen, wo Zahlen und Werte für unterschiedliche Aufenthaltsorte zu finden sind.
Wichtige Dokumente, die Geschäftsführerinnen auf einer Dienstreise dabeihaben sollten, sind:
- Personalausweis und Reisepass
- Visum
- Führerschein
- Reisetickets und Buchungen
- Impfpass und gesundheitliche Unterlagen
- Versicherungen