Geschäft und Reisen gehören oft zusammen: Telefonate, Mails und Videokonferenzen können den persönlichen Kontakt nicht ersetzen. Die Sicherheit des Mitarbeiters sollte dabei Priorität haben. Die politischen Verwerfungen der vergangenen Jahre haben dieses Thema klar auf die Agenda gehoben: Eine aktuelle Studie des Deutschen Reiseverbands zeigt, dass 85 Prozent der Geschäftsreisenden bei ihrer Buchung das Thema Sicherheit im Kopf haben.
Sicherheit ist für Geschäftsreisende das wichtigste Kriterium bei der Reisebuchung
Quelle: DRV-Studie Chefsache Business Travel 2017 (www.chefsache-businesstravel.de)
Um Paranoia handelt es sich dabei sicher nicht. Jeder vierte Befragte musste wegen politischer Unruhen im Zielland schon einmal umplanen oder eine Reise absagen. Dass dies auch in eigentlich sicheren Ländern Thema werden kann, hat sich im Oktober 2017 in Spanien gezeigt. Beim Streit um die Unabhängigkeit der Region Katalonien war es nur nachvollziehbar, Barcelona-Besuche um einige Tage zu verschieben.
Unternehmen stehen in besonderer Verantwortung für ihre Mitarbeiter. Ein Verstoß gegen diese Fürsorgepflicht kann massive Schadensersatzansprüche begründen. Dafür braucht es keinen Putsch oder Terroranschlag – die ganz banale Hauptgefahr auf Geschäftsreisen sind Autounfälle. Auf solche Problemfälle müssen Unternehmen adäquat reagieren, um die persönlichen und finanziellen Risiken für Mitarbeiter und Organisation möglichst gering zu halten.
Dennoch verfügen nur 45 Prozent der Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern über ein institutionalisiertes Risikomanagement. Dieses beginnt lange vor der eigentlichen Reise. Wer erst im Problemfall anfängt, über die richtige Reaktion nachzudenken, verliert wertvolle Zeit. Ein Krisenhandbuch gehört in die Schublade: Wie stellt man die medizinische Versorgung im Zielland sicher? Wie funktioniert der Rücktransport nach Deutschland? Im Extremfall: Falls es tatsächlich zum politischen Umsturz kommt, welche Sicherheitsfirma kann den Mitarbeiter herausholen?
Auslandsreisen erfordern ein besonders gutes Risikomanagement bei der Reiseplanung.
Abgesehen von solchen generellen Überlegungen sollte jede Reise einzeln gut vorbereitet werden. 56 Prozent der Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zu Risiken am Zielort zusammen, beispielsweise aus der Sicherheitseinschätzung des Auswärtigen Amtes oder Gesundheitsdaten des Robert Koch-Instituts. Durch Beachtung der Hinweise lassen sich mögliche Schwierigkeiten vermeiden.
Während der Reise selbst trägt nicht nur der Reisende, sondern auch das Unternehmen Verantwortung für den reibungslosen Verlauf. Unerwartete politische Veränderungen, beispielsweise durch einen Putsch in der Hauptstadt, werden im Ausland teils früher wahrgenommen als beim Geschäftspartner vor Ort. In solchen Fällen können Rückholpläne eingeleitet werden, bevor der Mitarbeiter selbst um Hilfe bittet.
Zuletzt muss man den Fall vorbereiten, dass alle Vorsicht nichts geholfen hat. Egal, ob ein Anschlag oder ein geplatzter Reifen die Schwierigkeiten begründen: Unternehmen sollten herausfinden können, wo ihre Mitarbeiter sich aufhalten, falls sie das geplante Ziel nicht erreichen. Für dieses sogenannte Traveller Tracking gibt es heute komfortable Lösungen, beispielsweise über die GPS-Ortung des Smartphones. Zu beachten ist dabei, dass die Privatsphäre des Mitarbeiters gewahrt bleibt – auch dafür gibt es technische Lösungen.