Dennoch wird der Bereich oft vernachlässigt. Doch was tun, wenn Kunden, Partner oder Dienstleister nicht zahlen oder Insolvenz anmelden? Worauf KMU in der Zusammenarbeit achten müssen, verrät Michael Richards, Geschäftsführer der deutschen Niederlassung der weltweit meistgenutzten Wirtschaftsauskunftei Creditsafe.
Alles im Blick: kontinuierliche Bonitätsprüfung aller Geschäftspartner
Den Grundstein für die finanzielle Absicherung im Krisenfall schafft ein professionelles Risikomanagement. Natürlich können gerade kleine Betriebe nicht beliebig viel Budget dafür aufwenden, mindestens die Bonitätsprüfung aller Geschäftspartner ist aber Pflicht. Dabei lohnt es, Anbieter zu vergleichen, da sich der Preis mitunter stark unterscheidet. „Bei Creditsafe arbeiten wir immer mit einer bedarfsorientierten Preislegung, das heißt, wir schätzen mit Kunden einen jährlichen Bedarf und legen einen Fixpreis fest, für den beliebig viele Abfragen getätigt werden können“, so Michael Richards. Eine kostenlose Auskunft zu einem deutschen Unternehmen gibt es hier.
Da die finanzielle Lage der Partner sich jederzeit ändern kann, ist ein kontinuierliches Monitoring ihrer Bonität zusätzlich zur Einschätzung vor Vertragsabschluss ratsam. Die Einrichtung eines Frühwarnsystems, das automatisch über Änderungen der beobachteten Firmen informiert, verschafft zusätzliche Sicherheit. Verschlechtert sich die Situation des Partners, können Betriebe dank der Information in Echtzeit schnell und effizient reagieren und Zahlungsausfällen so, zum Beispiel durch die rechtzeitige Anpassung der Zahlungsmodalitäten, vorbeugen.
Die richtigen Grundlagen schaffen: Optimierung der Vertragsunterlagen
Neben dem Monitoring der finanziellen Lage sorgen weitere präventive Maßnahmen für Absicherung. Sorgfältig gesammelte und aufbewahrte Vertragsunterlagen gewährleisten nicht nur einen reibungslosen Ablauf im Insolvenzverfahren, sie garantieren eine problemlose Geltendmachung der Forderung. Sind Rahmenbedingungen, Forderungsstellung und zeitlicher Ablauf der Geschäftsbeziehung schnell nachzuvollziehen, geraten Gläubiger im Verfahren nicht in eine Bringschuld.
Besonders relevant ist die vollständige Dokumentation der Beauftragung und Auftragsbestätigung sowie die wirksame Einbeziehung von AGB und Eigentumsvorbehalten. Auch Dokumente wie Lieferscheine müssen unbedingt sorgfältig aufbewahrt werden. Kommt es zum Verfahren, sind vertragliche Einigungen schnell geklärt und Unternehmen können ihre offenen Forderungen zweifelsfrei beweisen.
Was tun, wenn Forderungen nicht beglichen werden?
Kommt es zum Ernstfall und Rechnungen werden trotz erbrachter Leistung nicht beglichen, müssen Unternehmen ihre Forderungen aktiv geltend machen. Ist der vorgegebene Zahlungszeitraum verstrichen, sollten Firmen Kontakt zum Schuldner aufnehmen. Der erste Schritt ist eine Zahlungsaufforderung per Post sowie Fax oder E-Mail mit allen Informationen zur offenen Hauptforderung sowie den Mahngebühren.
Reagiert der Schuldner nicht, sollten Unternehmen die Kontaktfrequenz, beispielsweise per Telefon, erhöhen, um Zahlungsbereitschaft und gegebenenfalls einen Zahlungsplan zu erarbeiten. „Da das ein sehr zeitaufwendiger Prozess sein kann, lohnt die Beauftragung eines Inkassoservices. Denn: Der Dienstleister übernimmt Leistungen vorgerichtlich oft kostenfrei und kann Unternehmen so kostengünstig und effizient unterstützen“, weiß Richards.
Übrigens: Wirtschaftsauskunfteien wie Creditsafe decken diesen Bereich oft mit ab. Wird vorgerichtlich keine Einigung gefunden, steht Unternehmen ein Mahn- oder Klageverfahren bevor. Da mit einer gerichtlichen Einigung immer Gerichtskosten für Gläubiger verbunden sind, lohnt die Investition in Spezialisten, um die Chancen auf ein schnelles und erfolgreiches Verfahren zu erhöhen.
Richtiges Verhalten bei Insolvenzanfechtung
Meldet ein Schuldner Insolvenz an, hat der Insolvenzverwalter die Möglichkeit, Zahlungen der letzten vier Jahre anzufechten und zurückzufordern. Das kann gerade für KMU eine große Belastung sein und mit dem Zahlungsausfall zur Existenzbedrohung werden. Eine Anfechtungsversicherung ist deshalb Pflicht. Zudem lautet der wichtigste Grundsatz im Anfechtungsverfahren: Keine Informationen oder Unterlagen ungeprüft an den Insolvenzverwalter geben.
Gerade Unternehmen ohne Rechtsabteilung neigen dazu, überstürzt auf Forderungen einzugehen. Dabei ist die Einforderung bereits geleisteter Beträge des Schuldners nicht immer rechtens. Alle Unterlagen und Forderungen sollten stets von einem Spezialisten überprüft werden, ehe die angefochtenen Beträge an den Insolvenzverwalter überwiesen und dann zur Insolvenztabelle angemeldet werden.
Fazit
Unternehmen haben bei drohenden Forderungsausfällen oder im Insolvenzfall viele Möglichkeiten, das Ausfallrisiko aktiv zu minimieren. Die ersten Schritte hierfür sind vorbeugende Maßnahmen, wie die richtige Dokumentation aller Geschäftsbeziehungen und die kontinuierliche Beobachtung der finanziellen Situation von Partnern und Kunden. Ein strukturiertes Forderungsmanagement macht diese Prozesse effizient und verschafft im Ernstfall beste Chancen auf den positiven Ausgang von Beitreibungsprozessen.