WENN RAUM UND KULTUR ZUSAMMENSPIELEN: SO ENTSTEHT EIN ZUKUNFTSFÄHIGES BÜRO

Die Rückkehr ins Büro funktioniert nicht über Anwesenheitspflicht, sondern über Mehrwert. Wer gemeinsame Arbeitszeit sinnvoll gestalten will, muss Räume, Technologie und Unternehmenskultur zusammendenken.

Jasmin Najiyya

Pressesprecherin,
Redaktionsleitung IBA Forum

Was braucht es aus Ihrer Sicht, damit gemeinsame Bürozeit für hybrid arbeitende Teams einen echten Mehrwert bietet?

Gemeinsame Bürozeit sollte bewusst für Aufgaben genutzt werden, die im direkten Austausch besonders gut funktionieren: Zusammenarbeit, kreative Prozesse, Lernen, Feedback, informelle Begegnung und die Pflege von Beziehungen. Das Büro gewinnt dann an Attraktivität, wenn es nicht bloß einen Arbeitsplatz bereitstellt, den Mitarbeitende auch zu Hause haben könnten, sondern einen erkennbaren Mehrwert schafft.

Dazu gehören passende Räume für unterschiedliche Arbeitsformen, eine gute technische Ausstattung für hybride Meetings und klare Absprachen im Team. Wichtig ist auch, dass Präsenz nicht als Kontrollinstrument verstanden wird. Wenn Teams nachvollziehbar entscheiden können, wann gemeinsames Arbeiten sinnvoll ist, entsteht Verbindlichkeit eher aus Zusammenarbeit und Vertrauen als aus Anwesenheitspflicht.

DAS BÜRO
GEWINNT DANN AN
ATTRAKTIVITÄT,
WENN ES NICHT
BLOSS EINEN
ARBEITSPLATZ
BEREITSTELLT.

Was unterscheidet ein Büro, das Innovation und neue Ideen fördert, von einem, das sie eher ausbremst?

Innovationsfördernde Büros ermöglichen sowohl Begegnung als auch Konzentration. Sie bieten Räume, in denen Teams spontan zusammenkommen, Ideen sichtbar machen und gemeinsam an Themen arbeiten können – etwa Projektflächen, flexible Besprechungsräume oder informelle Treffpunkte. Gleichzeitig brauchen Beschäftigte Rückzugsmöglichkeiten für vertrauliche Gespräche, fokussiertes Arbeiten und digitale Termine. Entscheidend ist jedoch nicht die Zahl einzelner Flächen oder Möbelstücke. Innovation entsteht dort, wo Raum, Technologie und Arbeitskultur zusammenpassen. Eine Umgebung kann Austausch unterstützen, wenn sie von einer Führungskultur begleitet wird, die Eigenverantwortung, offene Diskussion und das Ausprobieren neuer Wege zulässt. Wo dagegen jede Fläche überreguliert ist, Störungen dominieren oder Mitarbeitende keine Zeit und keine psychologische Sicherheit für neue Ideen haben, kann auch ein hochwertig gestaltetes Büro seine Wirkung nicht entfalten.

Introvertierte und extrovertierte Mitarbeitende haben oft gegensätzliche Bedürfnisse an ihre Umgebung. Wie lässt sich das im selben Büro sinnvoll lösen?

Die Lösung liegt nicht darin, sich für ein ausschließlich offenes oder ausschließlich abgeschirmtes Büro zu entscheiden. Entscheidend ist eine differenzierte Arbeitsumgebung, die Wahlmöglichkeiten bietet. Offene Bereiche für Austausch und Begegnung sollten durch ruhige Zonen, buchbare Fokus- und Telefonräume sowie Orte für vertrauliche Gespräche ergänzt werden.

Für KMU muss das nicht zwangsläufig ein umfangreicher Umbau sein. Oft lassen sich bereits mit guter Akustik, klaren Nutzungsregeln, mobilen Abschirmungen und flexibel nutzbaren Besprechungsbereichen spürbare Verbesserungen erzielen. Wichtig ist, die tatsächlichen Tätigkeiten und Bedürfnisse der Teams vorab zu erheben, statt ein Raumkonzept nach allgemeinem Trend zu übernehmen. Arbeitsstättenrechtliche Vorgaben und Technische Regeln geben zudem Orientierung für sichere und gesundheitsgerechte Bedingungen, etwa bei Lärm, Beleuchtung und Lüftung.

Digitale Tools und KI übernehmen immer mehr Aufgaben im Arbeitsalltag. Warum wird persönlicher Austausch dadurch eher wichtiger statt überflüssiger?

Digitale Tools und KI können Routineaufgaben vereinfachen, Informationen schneller verfügbar machen und die Zusammenarbeit über Distanz erleichtern. Damit verändert sich auch der Wert gemeinsamer Zeit im Büro: Wenn Recherche, Dokumentation und organisatorische Abstimmungen stärker digital unterstützt werden, kann persönliche Begegnung gezielter für Aufgaben genutzt werden, bei denen Kontext, Vertrauen und gemeinsames Verständnis entscheidend sind.

Dazu zählen komplexe Entscheidungen, kreative Entwicklungsprozesse, Konfliktklärung, Führung, Lernen und informeller Wissensaustausch. Persönlicher Austausch wird also nicht durch Technologie ersetzt, sondern bekommt eine andere Qualität. Unternehmen sollten deshalb bewusst entscheiden, welche Aufgaben digital oder KI-gestützt erfolgen, und wann Teams von unmittelbarer Begegnung profitieren.

Die neue New-Work-Order-Studie „Kollaboration mit KI“ von Trendforscherin Birgit Gebhardt, die im Auftrag des IBA entstand, greift genau diese Verschiebung auf. Sie beschreibt KI nicht allein als Werkzeug zur Effizienzsteigerung, sondern als künftigen Bestandteil von Teamarbeit, Wertschöpfung und Innovation. Daraus ergeben sich neue Anforderungen an Führung, Qualifizierung, Datenflüsse und Arbeitsumgebungen. Die vollständige Studie wird im Oktober 2026 zur ORGATEC vorgestellt.

Nachhaltigkeit spielt bei Büroausstattung eine wachsende Rolle. Worauf sollten KMU achten, wenn sie in neue Möbel oder Ausstattung investieren?

Es ist sinnvoll, nicht ausschließlich den Anschaffungspreis, sondern die gesamte Nutzungsdauer zu betrachten. Langlebige, reparierbare und modular aufgebaute Möbel lassen sich bei Wachstum, Umzügen oder veränderten Raumkonzepten leichter anpassen und über mehrere Nutzungszyklen einsetzen. Das schont Ressourcen und kann langfristig wirtschaftlicher sein.

WICHTIG IST, DIE TATSÄCHLICHEN
TÄTIGKEITEN
UND BEDÜRFNISSE DER
TEAMS VORAB ZU ERHEBEN,
STATT EIN RAUMKONZEPT
NACH ALLGEMEINEM
TREND ZU ÜBERNEHMEN.

Bei der Auswahl helfen transparente Angaben zu Materialien, Herkunft, Emissionen sowie zu Möglichkeiten der Reparatur, Rücknahme und Wiederverwertung. Relevante Nachweise können – je nach Produktgruppe – beispielsweise Umweltzeichen, Umweltproduktdeklarationen oder Informationen zur Kreislauffähigkeit sein. Ebenso lohnt sich der Blick auf bereits vorhandene Ausstattung: Nicht jedes Möbelstück muss ersetzt werden. Häufig können Bestände umgenutzt, aufgearbeitet oder strukturiert weitergegeben werden.

Hier setzt newen an: Die vom IBA und seinen Mitgliedsunternehmen gegründete branchenweite B2B-Plattform vernetzt Unternehmen und öffentliche Auftraggeber mit Originalherstellern, qualifizierten Partnern, Architekten und Planern. Ziel ist es, hochwertiges, nicht mehr benötigtes Büroinventar strukturiert weiterzuverwenden und Qualität, Funktion sowie Wert der Möbel möglichst langfristig zu erhalten. Die Plattform verkauft die Möbel nicht selbst und steht damit nicht im Wettbewerb zu Herstellern oder Fachhändlern. Stattdessen sorgt sie dafür, dass Herstellerseite und geeignete Partner gezielt in den Weiterverwendungsprozess eingebunden werden.